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文／仇學(xué)善
辦公室作為綜合部門(mén)，頭緒多，任務(wù)重，要求高，壓力大。秘書(shū)要想勝任辦公室工作，必須善于全盤(pán)考慮，統(tǒng)籌安排，確保效果，讓領(lǐng)導(dǎo)放心，讓群眾滿意。本人多年在縣委辦公室工作，我以為辦公室工作應(yīng)把握六條原則：
一、熟事當(dāng)作生事做
辦公室收文發(fā)電、會(huì)務(wù)安排、活動(dòng)組織等很多事務(wù)都是重復(fù)性工作，看起來(lái)既瑣碎又簡(jiǎn)單，但要做到長(zhǎng)年累月萬(wàn)無(wú)一失還是很難的，需要秘書(shū)有強(qiáng)烈的事業(yè)心、高度的責(zé)任感和嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)。因?yàn)榻?jīng)常做這些工作，所以做得好理所應(yīng)當(dāng)，做得不好輕則在領(lǐng)導(dǎo)心曰中留下壞印象，重則影響到組織工作的開(kāi)展。
辦公室工作無(wú)小事，小秘書(shū)擔(dān)當(dāng)著大責(zé)任。作為秘書(shū)，哪。晌面對(duì)再熟悉的工作，也必須多一些謹(jǐn)慎，少一些浮躁，一件事就算做過(guò)一百遍、一千遍，也要把它當(dāng)成第一次做來(lái)對(duì)待，仔細(xì)醞釀，反復(fù)推敲，考慮成熟后再動(dòng)手，切不可心浮氣躁，草率馬虎，或者心存僥幸。比如組織會(huì)務(wù)，某位領(lǐng)導(dǎo)不能確定是否出席，要抓緊時(shí)間聯(lián)絡(luò)，如果還不能確定，一方面不能擅自做主，要及時(shí)請(qǐng)示辦公室領(lǐng)導(dǎo)定奪；另一方面要準(zhǔn)備好那位領(lǐng)導(dǎo)的席卡，以備應(yīng)急之用。
在辦公室實(shí)際工作中，組織現(xiàn)場(chǎng)觀摩是經(jīng)常要做的事情，一定要實(shí)地查看路線和現(xiàn)場(chǎng)，不能憑老印象辦事。有一次我隨縣黨政代表團(tuán)到某地考察，對(duì)方熱情接待，安排參觀當(dāng)?shù)睾芏喱F(xiàn)場(chǎng)，充分展示該縣近年來(lái)取得的新成就。不料走到中途，一段路被挖了，車(chē)輛只好回頭繞行，耽誤了近30分鐘，使參觀效果大打折扣。當(dāng)?shù)嘏阃I(lǐng)導(dǎo)鐵青著臉，組織活動(dòng)的秘書(shū)尷尬不已。原來(lái)這條路線秘書(shū)非常熟悉，兩天前剛組織過(guò)一次活動(dòng)經(jīng)過(guò)那里，他們這次就沒(méi)有實(shí)地再走一下，不想在我們這次活動(dòng)的前一天因?yàn)橐佋O(shè)管網(wǎng)挖斷了路。
二、急事當(dāng)作緩事做
辦公室工作經(jīng)常會(huì)遇到一些突發(fā)性事件，能否妥善處理直接體現(xiàn)秘書(shū)的智慧、能力和水平。俗話說(shuō)“人急無(wú)智，忙中出錯(cuò)”，緊急狀態(tài)下，人往往會(huì)缺乏周密思考，導(dǎo)致理解不全面，考慮不透徹，容易做出不妥甚至失去理智的舉動(dòng)，結(jié)果給自己和工作造成被動(dòng)，這是做秘書(shū)工作的大忌。實(shí)踐證明，再十萬(wàn)火急的事也要三思而后行，不可自己先亂了陣腳。
我遇到過(guò)這樣一位秘書(shū)，他所服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)正在主持某個(gè)會(huì)議，一批上訪群眾在會(huì)場(chǎng)外點(diǎn)名要該領(lǐng)導(dǎo)接待，被保安攔在門(mén)外，雙方情緒激動(dòng)僵持不下，領(lǐng)導(dǎo)于是安排這位秘書(shū)去處理這件事。這位秘書(shū)非常果斷冷靜，他首先安撫上訪群眾，把他們帶到鄰近的場(chǎng)所，給每人倒上茶水，耐心了解上訪事由和其他情況，較好地穩(wěn)定了他們的情緒，同時(shí)聯(lián)系相關(guān)職能部門(mén)，交代他們迅速處理和答復(fù)，群眾非常滿意。會(huì)后，他向領(lǐng)導(dǎo)詳細(xì)匯報(bào)了處理經(jīng)過(guò)，領(lǐng)導(dǎo)充分肯定了他的做法。總之，在應(yīng)對(duì)這類(lèi)突發(fā)事件時(shí)，秘書(shū)首先要冷靜，弄清事情來(lái)龍去脈，統(tǒng)籌考慮，做出相對(duì)合理的解決方案，而不能頭腦一時(shí)發(fā)熱，急于處理完畢，粗暴對(duì)待群眾，激化雙方矛盾，使自己陷于被動(dòng)。
三、緩事當(dāng)作急事做
急事當(dāng)作緩事做，可以避免行動(dòng)倉(cāng)促謀劃不周造成的差錯(cuò)；緩事當(dāng)作急事做，可以做到及早準(zhǔn)備高枕無(wú)憂。對(duì)很多常態(tài)化工作來(lái)講，與其拖三拉四，還不如一鼓作氣。對(duì)一些例行之事、普通之事、非緊急之事，應(yīng)該提前作出安排，快速果斷處置，如果總想著不著急，等一等緩一緩再處理，往往會(huì)一拖再拖，把緩事拖成急事，易事拖成難事，甚至拖到忘記了這件事。
以我工作過(guò)的縣委辦為例，每年4月和12月中下旬縣委都要召開(kāi)縣委工作會(huì)議或縣委擴(kuò)大會(huì)，從會(huì)議正式籌備到召開(kāi)，往往只有短短十多天時(shí)問(wèn)，文稿任務(wù)非常繁重，需要提前做好相關(guān)工作。我每次都組織會(huì)議相關(guān)籌備人員提前兩個(gè)月左右的時(shí)間在縣內(nèi)和到有借鑒作用的地區(qū)開(kāi)展調(diào)研，提前一個(gè)月左右的時(shí)間就開(kāi)始醞釀、起草縣委主要領(lǐng)導(dǎo)的講話材料，因此每次大型會(huì)議都能及時(shí)拿出領(lǐng)導(dǎo)滿意、群眾認(rèn)可、質(zhì)量上乘的文稿。
四、難事當(dāng)作巧事做
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