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處在黨政機關辦公室的干部,最重要的一項工作就是辦文,辦文的質(zhì)量如何,直接關系著本單位全局工作的運轉,容不得出任何差錯。所謂“辦文”,就是要處理上級下發(fā)的文件、下級報送的文件,以文件處理封面等形式呈分管領導、主要領導層層審批,將文件所要求的事項通知給負責業(yè)務的同志,進行跟蹤落實,確保所要求的事項辦理結束。如何高效辦文,有以下幾個方面的技巧:
技巧一:嚴把收文進口關。面對每天處理的大量公文,要進行科學合理區(qū)分,對重要文件要做到即收即辦、特件特辦、急件急辦,緊盯運轉環(huán)節(jié)、縮短運轉時間,確保限時完結;對一般文件要把握辦理時機,確保順利辦結;對保密性文件要嚴格按照保密要求進行處理,運用涉密機擬辦,不能通過網(wǎng)絡傳輸,嚴格控制知悉范圍;對下級單位報送的文種使用不標準、格式體系不規(guī)范、公文質(zhì)量不過硬、行文內(nèi)容不嚴謹、審批手續(xù)不完善的公文,要敢于較真,提出意見,退回重辦。
技巧二:嚴把發(fā)文出口關。公文的起草、審核、登記、分發(fā)、運轉、管理等每一個環(huán)節(jié)都緊緊相扣、環(huán)環(huán)相連,一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題,整個鏈條就可能斷掉,無法正常運轉。對于主要領導已經(jīng)簽出來的公文,印發(fā)前必須對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等基本要素進行認真復核,嚴把公文最后一道關口,做到內(nèi)容正確、表述嚴謹、格式規(guī)范,建立健全防錯糾錯機制,公文核對要責任到人、交叉校核、多層把關,文件運轉要做到首接負責、全程跟蹤、終點反饋,適時進行錯情通報,確保公文出口“零差錯”。
技巧三:嚴把辦文細節(jié)關。辦文是一項復雜的系統(tǒng)工程,辦公室工作人員必須沉心靜氣、嚴謹細致、一絲不茍,特別是要了解細節(jié),研究細節(jié),掌握細節(jié),比如對轉送部門落實的文件,要詳細登記轉辦時間、時限要求、承辦部門的信息等,隨時掌握文件辦理進程;緊盯公文取向,辦理的公文到了什么地方,到了哪個環(huán)節(jié),遇到什么問題,必須心中有數(shù);還要善于動腦筋,比如在送簽環(huán)節(jié),領導的簽批意見是什么,是否提出新的要求,領導原則性意見中真實意圖是什么,必須認真領會、準確把握。
技巧四:嚴把自身能力關。這也是辦公室人員辦文最重要的技巧,“打鐵需要自身硬”,只要自身各項素質(zhì)能力強,對辦文過程中遇到的困難和問題自然也不在話下。思想上必須要高度重視每一份文,認識到文是保障黨政機關正常運轉的“神經(jīng)中樞”,牽動全局,要時刻有高度的政治責任感和求真務實、細致入微和精益求精的工作作風。同時,還要不斷提升業(yè)務理論水平、政治素質(zhì)和業(yè)務技能,善于運用辯證唯物主義的立場、觀點和方法觀察事物、分析問題、解決問題,因為辦文涉及各個領域,辦公室工作人員更要認真研究、熟悉掌握政策,不斷增強知識儲備,把學到的力量政策、掌握的各種知識、擁有的業(yè)務素材加以消化吸收,結合工作實際加以運用。






