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所謂語體，是指行文中所體現(xiàn)的語言風(fēng)格和不同的語言運用體式。行政公文是行政機關(guān)處理公務(wù)的書面文書，它以實用為目的，在思維方式、社會功能、信息特點、遣詞造句、篇章結(jié)構(gòu)、修辭特色等方面，集中表現(xiàn)為實踐指導(dǎo)性、理智客觀性、抽象性、程式性、常規(guī)性以及平直規(guī)矩、波瀾不驚等特點，簡而言之，就是平實、明確、簡要、得體、程式五點。
行政公文的語言要求平直、樸實。平直即指筆法。公文寫作宜用直筆，采取直陳方式，即多用敘事、說明、議論，少用或者不用描寫鋪陳、渲染夸張等手法。華而不實、裝腔作勢、嘩眾取寵的語言，不適用于公文。樸實既指風(fēng)格，又指公文的內(nèi)容。風(fēng)格上要求不修飾鋪陳、濃妝艷抹，不追求結(jié)構(gòu)新穎、波瀾起伏、穿插呼應(yīng)，講究直抒主旨、通俗易懂、莊重大方、恰如其分、公正平和、言盡意止；內(nèi)容上則要求實實在在，反映的事情客觀真實，引用的數(shù)據(jù)準確可靠，做出的判斷切合實際，提出的措施可行有效。概而言之，就是文實相符，文如其事。行政公文的語言要求表達得清楚明白、準確無誤，做到不晦澀，不含混，不模棱兩可；用詞造句妥貼穩(wěn)當，行文舒展流暢；要表意準確周密，不錯誤，不疏漏。行政公文的語言杜絕冗言贅語，講究簡潔扼要，要求用最少的文字表達最豐富的內(nèi)容。應(yīng)當從一個公文特定的目的、對象、要求出發(fā)，寫非寫不可的話，一切與行文主旨關(guān)系不緊密的內(nèi)容都不必展開鋪敘，一切重復(fù)羅嗦、可有可無的字、詞、句都應(yīng)該刪除。要努力做到一文一事，主旨單一，重點突出，文短意明。一是選用文種要得體。比如，一般情況，表彰先進、批評錯誤用“通報”，如果用“決定”就顯得有些“過”；不相隸屬機關(guān)之間聯(lián)系、商洽工作不論任何事情都應(yīng)用“函”，如果用“請示”，就不得體；“請示”應(yīng)一文一事，主送一個機關(guān)，如果多頭主送則不合規(guī)范。二是使用語言要得體。即，要根據(jù)公文性質(zhì)的不同選用不同的詞語。比如，帶強制性的公文里宜用“必須”，指示規(guī)定性的公文里宜用“應(yīng)該”，不宜用“請”、“煩請”、“可以”之類的詞；請批性公文里宜用“懇請”，商洽性公文里宜用“商請”、“煩請”，不宜用“應(yīng)該”、“必須”、“務(wù)必”；請示、報告事項要使用陳述性、說明性的語言，不宜使用論述性的語言；指示、決議要多使用概括性、論斷性的語言，不宜使用敘述性的語言；通知宜多運用說明性的語言，不宜使用記述性的語言；會議紀要宜用記述性的語言，不宜使用敘述性的語言。三是語氣運用要得體。不同的文種使用的語氣也不同，如，發(fā)布命令要莊重嚴肅，做出決定要字正意準，通報錯誤要說理嚴正，表揚先進要熱烈歡快，商洽問題要謙遜真誠，申請事項要委婉平和。上行文要體現(xiàn)組織觀念，尊重上級，實實在在，不卑不亢；下行文要鄭重嚴肅，平等為懷，不踞不傲；平行文要以誠相待，顧全大局，互商互諒，謙誠有禮。長期的公文制作實踐，使不同的文種逐漸形成了各自相對固定的框架結(jié)構(gòu)和語言體式。譬如，公文的標題用語、開頭用語、表述用語、結(jié)束用語都帶有模式化的色彩；行政公文的標題一般由發(fā)文機關(guān)、發(fā)文事由和文種組成，并且發(fā)文事由多由“關(guān)于”引起；開頭用語常用“為了”、“根據(jù)”、“依照”、“按照”等，說明發(fā)文的目的、依據(jù)；表述用語常用“特做如下規(guī)定”、“現(xiàn)將有關(guān)事宜通知如下”、“特此批復(fù)如下”，等等，以表明文種，引出下文；結(jié)束用語則用來結(jié)束全文，區(qū)別文種，引起注意，提出要求，常用“專此報告”、“以上報告如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地執(zhí)行”、“以上妥否，請批復(fù)”、“專此致函，望復(fù)”、“特此函復(fù)”、“此令”、“此復(fù)”、“現(xiàn)予公布執(zhí)行”、“從公布之日起施行”、“請認真貫徹執(zhí)行”、“請遵照執(zhí)行”、“請參照執(zhí)行”、“請研究貫徹執(zhí)行”，等等。總之，行政公文的語體有其自身鮮明的特色和可循的規(guī)律，而不同性質(zhì)的行政公文又各有各的不同，需要用心體會和揣摩。
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