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政務工作上的時間管理大師

職場高手 時間:2023-09-30 17:52:01 收藏 WORD下載

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黨政機關工作,常規工作多變,臨時任務多樣,要格外注重時間管理,主動削減冗事雜務,善用節時提效的辦法,真正統籌兼顧,絕不顧此失彼,當好政務工作上的時間管理大師。 

一、善用“四維度法”,做好坐標排序 

以重要程度和緊急程度為界標,把工作任務按照緊急且重要、緊急不重要、重要不緊急、不重要也不緊急分成四個維度。緊急又重要的事情馬上做、旋即安排、一五一十的落實,緊急但不重要的事情授權做、常問進度、不折不扣的問效,重要但不緊急的事情按計劃做、掛圖作戰、有序有力的推進,既不重要也不緊急的事情放在后面完成,做到審大小而圖之、酌緩急而布之、連上下而通之、衡內外而施之。 

比如,周一上班接到多個任務:一是負責撰寫周三上午領導會議講話材料;二是代表本單位參加周二晚上工會組織的活動開幕式;三是月底前做好迎接上級督導組的專項檢查;四是受邀參觀下月初由兄弟單位舉辦的現場會。 

借助“四維度法”排列組合,輕重緩急便一目了然,化繁為簡便更加得心應手。即第一項任務必須立即寫、馬上辦,第二項任務可協調他人參加,第三項任務提前部署、分頭籌備,在第一項任務完成后即刻投入到該項任務中,第四項任務參加與否屆時視情而定。 

二、巧用“體能配置”,做好優化組合 

人的精力是有限的,折騰是無限的,人不可能把有限的精力投入到無限的折騰中去。即便自身抗壓力強、興奮度高,身體機能也會隨著時間的流逝而不斷消耗,最終疲于應付。因而要靶向用時,珍惜身體。 

可以把一天的工作時間分為黃金高效時間、客觀必要時間、主觀彈性時間,與“四維度法”結合起來,因事分類、因情施策、因時制宜、因技制勝,以最大限度、最短耗時、最高質效確保各項工作完成并完美。 

比如,上午精神活躍,可以博覽各平臺的朝聞,做些前瞻研究,做些耗費腦力的業務工作;傍晚精神疲憊,可以做文檔復印、資料整理、電話聯絡等勞力的事務工作,從而實現時間的優化配置。 

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