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在公文管理的整個(gè)流程中要盡量把握三個(gè)原則：一是統(tǒng)一實(shí)施。要設(shè)置專門的部門，指定專門的人員，統(tǒng)一負(fù)責(zé)相關(guān)工作。二是一辦到底。在發(fā)文辦理中，起草文稿的人員要負(fù)責(zé)整個(gè)流程中文稿的傳遞，一般情況下不要中途轉(zhuǎn)交給其他人。在收文辦理中，簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦一般也由一人一辦到底，便于全面掌握公文的去向和進(jìn)度。三是明確責(zé)任。誰(shuí)起草誰(shuí)負(fù)責(zé)，誰(shuí)審核誰(shuí)負(fù)責(zé)，誰(shuí)簽字誰(shuí)負(fù)責(zé)。
【案例】
某單位，日常對(duì)外發(fā)文，主要由各承辦處室根據(jù)各自業(yè)務(wù)工作自己擬寫文稿、送分管領(lǐng)導(dǎo)簽批，重要文稿送主要領(lǐng)導(dǎo)簽批，自行打印出正式文稿后，送單位辦公室統(tǒng)一登記蓋章，然后由各處室自己送至相關(guān)受文單位。該單位在收到外來(lái)文件時(shí)，將上級(jí)單位、平級(jí)單位發(fā)來(lái)的“會(huì)議類”“活動(dòng)類”以及一些涉及面單一的文件交由辦公室甲同志登記處理，將上級(jí)單位、平級(jí)單位發(fā)來(lái)的其他類型的文件交由辦公室乙同志登記處理，將直屬單位上報(bào)的文件交對(duì)口處室登記處理。在對(duì)外來(lái)文件的辦理過(guò)程中，有的文件由辦公室甲同志填寫“文件處理單”，提出擬辦意見(jiàn)，交辦公室主任簽字；有的文件直接由辦公室主任提出擬辦意見(jiàn)。辦公室將提出擬辦意見(jiàn)的文件送分管領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo)簽字，在主要領(lǐng)導(dǎo)簽批了明確辦理意見(jiàn)后，具體承辦處室又在領(lǐng)導(dǎo)簽批的意見(jiàn)下面層層簽寫相關(guān)辦理意見(jiàn)，處長(zhǎng)簽給副處長(zhǎng)、副處長(zhǎng)簽給科長(zhǎng)、科長(zhǎng)簽給科員。
【問(wèn)題分析】
案例反映的是單位內(nèi)部對(duì)公文管理不規(guī)范的問(wèn)題。主要問(wèn)題有三個(gè)方面：
（1）該單位沒(méi)有專門的公文處理機(jī)構(gòu)，沒(méi)有專門的公文印制機(jī)構(gòu)，公文由各處室自己打印。
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