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專職秘書是近距離服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。筆者總結(jié)，當(dāng)好專職秘書要緊緊抓住管文、辦事、為人三方面，做到三個(gè)“好”。
管好文件是基礎(chǔ)
文件往來(lái)是領(lǐng)導(dǎo)開展工作的重要方式。作為領(lǐng)導(dǎo)的“左右手”，秘書人員承擔(dān)大量文件的收、轉(zhuǎn)、辦。這里的文件指的是廣義上的，包括紅頭文件、電報(bào)、信息、材料、信件及領(lǐng)導(dǎo)批示等。如果重要文件耽誤了，緊急文件辦慢了，涉密文件弄丟了，都極可能引發(fā)嚴(yán)重后果。要靠制度管文，把有關(guān)文件管理的制度規(guī)定牢記于心，付之于行。此外，還要在日常工作中養(yǎng)成良好習(xí)慣。
科學(xué)分類。將文件按類型、屬性、密級(jí)及領(lǐng)導(dǎo)閱讀習(xí)慣進(jìn)行科學(xué)分類。少數(shù)重要或特殊“閱件”常隱含辦理事項(xiàng)，應(yīng)細(xì)心辨識(shí)，避免耽誤；遇領(lǐng)導(dǎo)外出，文件有所積壓，還應(yīng)精準(zhǔn)篩選，列出清單，方便領(lǐng)導(dǎo)審閱。
認(rèn)真把關(guān)。有些文件途經(jīng)多“手”，需搞清來(lái)龍去脈，提出辦理建議，以供領(lǐng)導(dǎo)決策參考。要重點(diǎn)解決好“收與不收”的問(wèn)題，看是否有“夾生飯”，特別是涉及人、財(cái)、物的，是否過(guò)得了政策關(guān)、程序關(guān)、法律關(guān)等，是否與有關(guān)部門溝通過(guò)，必須一一確認(rèn)。
登記在案。領(lǐng)導(dǎo)批示和需清退的密件，應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)，登記內(nèi)容，建立臺(tái)賬，實(shí)行數(shù)字化管理，便于查詢、跟蹤、落實(shí)和歸檔。
及時(shí)送閱。急件、要件立即呈閱，一般件、普通件則按領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣集中分次送閱，還應(yīng)注意特定時(shí)刻這兩類件會(huì)相互轉(zhuǎn)化。要重點(diǎn)解決好“報(bào)與不報(bào)”問(wèn)題，比如深夜領(lǐng)導(dǎo)休息了，急件、要件“燙”在手里，此時(shí)須謹(jǐn)記“秘書沒(méi)有權(quán)力決定報(bào)與不報(bào)，決策權(quán)在領(lǐng)導(dǎo)”，該報(bào)還是得報(bào)，至少應(yīng)先口頭報(bào)，不得擅自做主。有時(shí)文件緊急而又敏感，不宜直接在電話或短信上報(bào)告，這就要講究“說(shuō)”的技巧、把準(zhǔn)“說(shuō)”的分寸，將敏感的關(guān)鍵詞替換成日常的慣用語(yǔ)。這靠的是平時(shí)經(jīng)驗(yàn)的積累、與領(lǐng)導(dǎo)間的默契。
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