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無論對于組織還是個人，時間都是最寶貴的資源之一。時間管理是秘書人員的一把鑰匙，沒有這把鑰匙，就打不開做好秘書工作的大門。作為領導的參謀和助手，秘書人員應該如何在紛繁復雜的工作中做好時間管理？從實踐中我總結，要科學把握好計劃、執(zhí)行和總結三個環(huán)節(jié)。
科學計劃環(huán)節(jié)
1.分清輕重緩急。要分清各項任務的輕重緩急，提前溝通，科學安排，協(xié)助做好領導全年、月度以及每周的工作計劃表。在計劃表中，要區(qū)分常規(guī)工作和應急工作，按任務的重要性、緊急性優(yōu)先級來協(xié)調安排領導的時間。要把日常性工作和臨時性事務分開，固定日常性工作的時間，如在相對固定的時間段給領導報送文件等。根據(jù)服務領導的工作計劃，做好自己的工作計劃，安排好完成各項任務的時間。
2.集中辦理要事。要掌握和配合好領導的時間節(jié)奏，合理有效地安排時間和任務，讓領導能夠在精力最旺盛的時間段處理最重要、最困難的工作。就自身而言，要把主要時間和精力集中在完成重要和緊急的任務上，不要因為鋪天蓋地的瑣碎小事而貽誤了領導交辦的大事。對于像起草重要文稿這類時間上不緊迫但需要集中精力的重要任務，要放在一個可以集中注意力思考的時間段。
3.善用碎片時間。我們每天都有大量的零碎時間，這些時間應充分利用起來，處理比較瑣碎的事務，如整理存檔文件、分發(fā)通知和紀要、溝通各類會議活動安排、回復郵件和傳真等。積細流成江河，這有助于我們做到案無積卷、事不過夜。在工作計劃中我們也要注意安排預留一些小塊的空余時間，便于應對突發(fā)的工作任務。
執(zhí)行環(huán)節(jié)
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