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公文的修改，是公文撰寫(xiě)過(guò)程中必不可少的重要一環(huán)。因此，在撰寫(xiě)過(guò)程中，隨時(shí)注意修改自己所寫(xiě)的公文，是寫(xiě)好公文的重要條件之一。
一篇公文的撰寫(xiě)過(guò)程，大體可分為三個(gè)階段，即準(zhǔn)備階段、寫(xiě)作階段和修改階段。一般所說(shuō)的修改，是指在公文初稿寫(xiě)成以后的修改，即公文寫(xiě)作過(guò)程中的最后階段——修改階段。但實(shí)際上，修改工作是貫穿在公文寫(xiě)作的全過(guò)程之中的。撰寫(xiě)一篇公文，從接受任務(wù)到立意構(gòu)思，從謀篇布局到初稿寫(xiě)成，往往需要反復(fù)推敲、反復(fù)琢磨，有時(shí)還需要反復(fù)進(jìn)行討論和研究。這些雖然屬于寫(xiě)作前的準(zhǔn)備階段，但都帶有修改的性質(zhì)。而當(dāng)提筆撰寫(xiě)時(shí)，一般也都是邊寫(xiě)邊改。因此，我們也可以說(shuō)，公文是改出來(lái)的。公文的撰寫(xiě)過(guò)程，也就是一個(gè)不斷修改的過(guò)程。公文只有經(jīng)過(guò)修改以后，才能更好地反映領(lǐng)導(dǎo)意圖和客觀(guān)實(shí)際。因?yàn)楣膶?xiě)作同文藝作品或其他文章不同，它不是作者想寫(xiě)什么就寫(xiě)什么，也不是想怎樣寫(xiě)就怎樣寫(xiě)。公文，不是作者個(gè)人創(chuàng)作的作品，也不是自己的研究成果，而是完成領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人交辦的撰寫(xiě)任務(wù)。因此，初稿完成之后，必須征求有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)的意見(jiàn)，有的還要經(jīng)過(guò)集體討論，才能最后定稿。因此，這道修改的工序，是不能缺少的。
公文又是指導(dǎo)性、法規(guī)性和實(shí)用性很強(qiáng)的一種文體，它要求表述準(zhǔn)確，邏輯嚴(yán)密，行文流暢，而這些，也只有經(jīng)過(guò)反復(fù)修改才能達(dá)到。文不厭改，公文是改出來(lái)的。不經(jīng)修改的公文是沒(méi)有的。同時(shí)，撰稿人員，也只有不斷修改，才能不斷提高公文寫(xiě)作水平和思想政策水平，才能逐步提高觀(guān)察問(wèn)題、分析問(wèn)題的能力。
公文修改的內(nèi)容，小到標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，大到主題思想，都屬于修改的范圍。主要有以下幾個(gè)方面：
第一，修改主題。主題是公文的靈魂和統(tǒng)帥，也是一篇公文的中心思想之所在。因此，修改公文，首先要考慮主題的修改。看看主題思想是否正確，主題的論述是否集中，主題挖掘的是否深刻。只有主題改好了，其他方面的修改才會(huì)有所依據(jù)。主題的變動(dòng)和修改，一般有兩種情況，一個(gè)是變動(dòng)主題，一個(gè)是深化主題。
所謂變動(dòng)主題，主要是指對(duì)原來(lái)不夠確切或不夠突出的主題所做的較大的修改，或者原來(lái)的主題根本不符合要求，需要推倒重來(lái)，重新確立新的主題。這種情況在起草大的工作報(bào)告或者工作總結(jié)時(shí)，由于撰稿人員的政治思想水平的限制，起草的文稿站得不高，看得不遠(yuǎn)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)討論后，需要做較大的修改，或者推倒重來(lái)是常有的事。有時(shí)甚至反復(fù)幾遍，也是屢見(jiàn)不鮮的。
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