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秘書工作具有臨時性、突擊性等特點(diǎn)，要干的事情，一個月可能就有幾十項(xiàng)，有時一天就有好幾項(xiàng)。在實(shí)際工作中，完全做到井井有條不大可能。只有不斷摸索經(jīng)驗(yàn)、把握規(guī)律，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，才能做到細(xì)致安排各項(xiàng)瑣碎繁雜的事情，不出“亂子、漏子、岔子”。
合理分配時間
秘書工作者每天經(jīng)手的事務(wù)千頭萬緒，首先要學(xué)會的，就是合理地安排時間。
按事務(wù)的重要性來分配時間
首先是極其重要的。耗時費(fèi)力、需要分析論證的事情要舍得付出一些時間和精力。這個“付出”往往不是立竿見影的，是需要經(jīng)常思考琢磨的一個過程。比如，重要文稿的起草，需要長時間的調(diào)查研究，必須認(rèn)真對待。
其次是一般重要的。例如，實(shí)施或改進(jìn)預(yù)定的工作計(jì)劃、撰寫工作報告等，力爭用一天或幾天時間完成。
最后是不太重要的。例行的、預(yù)先安排的不太重要的數(shù)項(xiàng)小型任務(wù)，可以排出先后順序集中完成。臨時出現(xiàn)的開會、訪談、聯(lián)絡(luò)等隨時處理。
按日常工作的特性來分配時間
秘書工作具有常規(guī)性、臨時性和突擊性。針對這三個特性，應(yīng)該采用不同的應(yīng)對辦法：
常規(guī)性工作按規(guī)矩辦。所謂常規(guī)性工作，是指計(jì)劃內(nèi)的工作。這些工作基本上是“周而復(fù)始”地進(jìn)行，每天、每周、每月、每年大體上都差不多。對于相對穩(wěn)定的計(jì)劃內(nèi)的常規(guī)性工作，應(yīng)對辦法就是按規(guī)矩辦。這里說的“規(guī)矩”，包括法規(guī)、制度、措施、公約、程序等，也包括約定俗成且行之有效的傳統(tǒng)做法。
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